С   сентября 2023 года хранить документацию в архиве и работать с ней нужно по-новому. Вступили в силу новые правила, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Предыдущие правила, утверждённые приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 № 526, утратили силу.

Что изменилось:

1. По договору возмездного оказания услуг компания вправе передавать функцию хранения архивной документации другой компании, для которой такая деятельность является уставной (п. п. 5, 133 Правил).
2. Порядок работы с электронными архивными документами уточнили и выделили в отдельную главу. В электронном виде архивные документы можно хранить в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях (п. 132 Правил).
3. В обновлённой номенклатуре дел компании итоговую запись нужно разделять на бумажные и электронные дела. Гибридные документы (и бумажные, и электронные) нужно учитывать по отдельным томам.

Основные требования к оформлению дел на бумажных носителях для передачи в архив остались без изменений. Количество листов в каждом деле не должно быть более 250 при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на 4 прокола (на 3 протокола — для малоформатных дел) в твёрдую обложку с учётом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 51 Правил).