Составляющей частью деятельности Администрации Раздольненского района является деятельность архивного сектора (муниципального архива), направленная на осуществление полномочий по сохранению и пополнению Архивного фонда России и удовлетворению информационной потребности организаций, учреждений и граждан.

Работа архивного сектора (муниципального архива) в 2017 году была организована в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России.

В настоящее время, в муниципальном архиве на хранении находятся 173 фонда, объёмом 20081 дело, из них 65 фондов – 11448 дел управленческой документации, 46 фондов – 8565 дел по личному составу, 6 фонда -68 дел личного происхождения.

Для специалистов архива наряду с основными направлениями деятельности по организации сохранности архивных документов их государственному учёту, поддержанию противопожарной безопасности, температурно-влажностоного и светового режимов остается приоритетным исполнение социально-правовых и тематических запросов, поступающих в архив. Работа с обращениями организаций, граждан строилась на основе утвержденного Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций».

За 2017 год в архив поступило – 3638 запросов, из них:

• социально-правовых запросов (о заработной плате, трудовом стаже) -1885 ;
• социально-правовых запросов (о предоставлении/закреплении земельных участков, о вводе объектов в эксплуатацию, о разрешении строительства, о приватизации жилья) – 1156;
• тематических (о переименовании предприятия), а также об отсутствии документов в архиве 597 запросов. Запросы поступали в архив от заявителей, посещающих архив лично, по почте, в том числе по электронной почте, через Региональный портал государственных и муниципальных услуг.

Все запросы исполнены в установленные сроки. В случае отсутствия документов в архиве, специалистами предоставленызаявителям разъяснения о местах хранения документов.

Общее количество пользователей архивной информацией за отчетный период составляет 1293.

Запланированная на 2017 год работа с государственными и муниципальными организациями велась согласно утвержденному графику.

За 2017 год проконсультированы 12 организации, являющихся источниками комплектования архива по вопросам обеспечения сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении. Проведено согласование номенклатур дел, положений об архивах учреждений, экспертных комиссий и инструкций по делопроизводству. Проведен семинар для работников делопроизводственных служб района и ответственных за архив учреждений.

Находящиеся на хранении документы не оседают мертвым грузом в хранилищах архива. Уже стало традицией в архиве проведение постоянно действующих выставок, школьных уроков. Для посетителей архива проведены обзорные экскурсии, в ходе которых гости узнали о работе архивистов, побывали в хранилищах, прикоснулись к историческим документам.

В настоящее время особое значение придается внедрению современных информационных технологий во многие сферы жизни общества. Архивное дело не стало исключением. Государственный учет документов в архивном секторе ведется с использованием программного комплекса «Архивный фонд». Эта программа представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива сведений о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа. Информационная база программы служит основой для составления отчетов, паспорта архива, сведений для каталогов, используется при планировании работы по различным направлениям деятельности архива.

Архивный сектор решает задачи контроля и своевременного исполнения нарастающего потока запросов граждан и учреждений с помощью программы «Учет обращений граждан», максимально сократив и автоматизировав работу специалистов по регистрации, отслеживанию исполнения, созданию справок и получению отчетности.

За 2017 год услугу по информационному обеспечению физических и юридических лиц можно было получить через «Единый портал государственных и муниципальных» услуг, а также через МФЦ.

Определены основные задачи архивного сектора на 2018 год:

• приём документов на государственное хранение;
• предоставление на рассмотрение экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и личному составу организаций источников-комплектования архива;
• пропаганда архивных документов (организация выставок, школьных уроков);
• ведение основных форм учетных документов, предусмотренных Правилами работы архивов;
• исполнение запросов физических и юридических лиц через «Единый портал государственных и муниципальных» услуг и МФЦ.

Архивный сектор (муниципальный архив)
Администрации Раздольненского района
Республики Крым.